Политика обработки персональных данных Toolo
Редакция 2026-10-05
Политика объясняет обработку данных на toolo.ru, в веб-кабинете, приложении «Бирка» и при обращении в поддержку. Оператор — Кузнецов Антон Николаевич, физическое лицо, применяющее налог на профессиональный доход, ИНН 524903722650. Контакт для вопросов, запросов и отзыва согласия: i@atomink.ru; телефон +7 920 051-25-13.
1 Роли при обработке данных
Оператор самостоятельно определяет цели обработки данных для создания учётных записей, входа, защиты сервиса, расчётов и ответов на обращения. Данные поступают от самого пользователя, его уполномоченной организации, платёжного сервиса и при техническом взаимодействии с сайтом и приложением.
В отношении реестра сотрудников и истории имущества, которые организация ведёт для своих задач, оператором является организация-заказчик. Toolo обрабатывает эти данные по её поручению, приведённому в приложении 1 к оферте. Организация определяет законное основание передачи и информирует пользователей; согласие требуется в случаях, установленных законом. Наличие работника в сервисе само по себе не означает его согласия на любые цели обработки.
2 Цели и состав данных
Создание организации и предоставление доступа: имя, номер телефона, идентификатор пользователя, роль, принадлежность к организации, её название, статус доступа. Эти сведения необходимы для регистрации, разграничения прав и исполнения договора.
Доставка кодов через Telegram: номер телефона, идентификаторы пользователя и чата Telegram, сведения о привязке, текст служебного сообщения и одноразовый код. Привязка начинается по инициативе пользователя в боте сервиса и возможна до создания учётной записи Toolo. Номер телефона получается из контакта, которым пользователь делится с ботом.
Защита доступа и работа сессий: время и результат запросов, IP-адрес, одноразовые коды с ограниченным сроком действия, версия сессии, хеши токенов обновления и сроки их действия. Пароль для входа не создаётся. Клиентское устройство сохраняет токены, необходимые для работы сессии.
Учёт имущества по поручению заказчика: сведения о закреплённом имуществе, именах и идентификаторах участников операций, времени выдачи, передачи и возврата, комментариях, авторах и статусах подтверждения. Вносить специальные категории персональных данных, биометрические данные и сведения, не относящиеся к назначению сервиса, не допускается.
Расчёты и подтверждение условий: идентификаторы заказов и плательщика в сервисе, организация, тариф, сумма, валюта, состояние платежа, платёжный провайдер, оплаченный период, редакция и контрольная сумма документа, время действия и IP-адрес. Для чека и обращения могут потребоваться наименование, ИНН, email и сведения о платеже. Полные реквизиты банковской карты вводятся у платёжного сервиса и в базу Toolo не поступают.
Поддержка и защита прав: контактные данные, содержание обращения, необходимые подтверждения полномочий, переписка, сведения о выполненных действиях. Не присылайте копии удостоверяющих документов и избыточные сведения без обоснованного запроса.
Техническая диагностика: время запроса, маршрут без параметров, код результата, длительность, идентификаторы пользователя и организации при наличии. Состав технических журналов ограничивается необходимым для диагностики и безопасности.
3 Основания и способы обработки
Применяются основания статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ: заключение и исполнение договора по инициативе субъекта либо в его пользу; исполнение обязанностей, установленных законом; защита прав и законных интересов при соблюдении прав субъекта; согласие в случаях, когда обработка основывается на нём; обработка по поручению оператора-заказчика.
Согласие при регистрации оформляется отдельным документом и отдельным действием пользователя. Оно не объединено с акцептом оферты. Новая редакция политики сама по себе не расширяет ранее данное согласие. Если для новой цели требуется новое согласие, соответствующая обработка начинается только после его получения.
Обработка включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа уполномоченным лицам, блокирование, обезличивание, удаление и уничтожение. Она осуществляется автоматизированно и, при обработке обращений и сопровождении, с участием уполномоченных лиц. Открытое распространение персональных данных не является назначением сервиса.
4 Получатели и место размещения
Основная база данных и резервные копии размещены в России у провайдера Reg.ru. Хостинг используется для работы сервиса и хранения данных; доступ предоставляется только в объёме, необходимом для исполнения соответствующих обязанностей.
Telegram используется для привязки телефона и доставки кодов. Передаются идентификатор чата и содержание сообщения; номер не включается в сообщение с кодом. Telegram самостоятельно обрабатывает данные по своим условиям. Это иностранный сервис; при его использовании возможна трансграничная передача. Оператор обязан выполнять применимые требования к такой передаче, включая предварительные уведомления, когда они требуются. Пользовательская привязка и согласие не заменяют обязанности оператора.
Robokassa обрабатывает сведения, необходимые для приёма оплаты, и передаёт Toolo подтверждение платежа. Для формирования чеков НПД используются подключённые «Робочеки СМЗ» и «Мой налог». Платёжный сервис получает данные, которые плательщик указывает на его странице, а также сведения о заказе и предмете оплаты. Условия самостоятельной обработки на стороне провайдера доступны на его странице.
Уполномоченные пользователи организации видят рабочие сведения в пределах своих ролей. Государственным органам информация предоставляется по надлежащему законному требованию. Данные не продаются и не используются для рекламных рассылок. Рекламная аналитика и сторонние счётчики посещаемости в сервис не включены.
В служебный Telegram-чат с ограниченным доступом могут направляться название организации, факт регистрации, число пользователей, тариф и сумма платежа для сопровождения сервиса. К этой передаче применяются те же требования к законному основанию и трансграничной передаче.
5 Сроки хранения
Данные учётной записи и рабочий реестр обрабатываются в течение работы организации с сервисом и необходимого завершения договора. Неоплата сама по себе не означает удаления. При закрытии организации сведения без самостоятельного законного основания удаляются или обезличиваются в течение 30 календарных дней после прекращения договора, если закон не требует более короткого срока. История отключённого пользователя сохраняется только при наличии законной цели и основания; отключение входа не равно уничтожению всех записей о нём. Пользователь может удалить свою учётную запись в приложении «Бирка», в веб-кабинете или по обращению; порядок описан на https://toolo.ru/delete-account. При удалении сразу удаляются номер телефона, привязка Telegram, сессии и коды входа. Имя пользователя остаётся в истории операций организации до её закрытия. Если учётную запись удаляет последний действующий администратор, организация закрывается, и её рабочие данные удаляются через 30 календарных дней.
Привязка Telegram хранится до её отмены или прекращения законной цели. Для отмены, исправления номера или закрытия неиспользуемой привязки направьте запрос на i@atomink.ru. После отмены доставка кодов в этот чат прекращается; доступность входа нужно урегулировать с поддержкой.
Код действителен лишь в течение срока, назначенного при выдаче. Технические записи кодов и попыток входа очищаются периодически: в штатном режиме записи старше 24 часов удаляются при очередной часовой очистке, то есть обычное хранение может достигать 25 часов. Истечение кода и физическое удаление записи происходят в разные моменты. При сбое очистки оператор устраняет нарушение и удаляет избыточные записи.
Токены обновления хранятся в базе в виде хешей, имеют срок действия и отзываются при выходе или смене полномочий. Истёкшие и отозванные записи удаляются при технической очистке. Технические журналы ротируются по объёму; записи, сохраняемые для конкретного инцидента, отделяются и хранятся до завершения расследования и связанных законных требований. Ротация по объёму сама по себе не устанавливает календарный срок: оператор контролирует необходимость дальнейшего хранения.
Сведения о платежах, чеках, акцептах и обращениях сохраняются в минимально необходимом объёме для исполнения договора, налоговых обязанностей и защиты прав. Подтверждения согласий хранятся 3 года после удаления учётной записи или закрытия организации; подтверждения принятия оферты — пока организация работает (они подтверждают действующий договор) и 3 года после закрытия организации; сведения о платежах и возвратах — 5 лет после закрытия организации. После завершения цели и истечения обязательного срока сведения удаляются или обезличиваются; бессрочное хранение только на случай возможной пользы не допускается.
Резервные копии используются для восстановления после сбоев. Данные, подлежащие уничтожению, выводятся из копий в пределах применимого срока уничтожения; доступ до этого ограничивается. При восстановлении необходимо повторно применить выполненные удаления, чтобы не возобновить прекращённую обработку.
6 Хранилище на устройстве
Веб-кабинет сохраняет токены сессии и сведения текущего пользователя в локальном хранилище браузера. Мобильное приложение использует защищённое хранилище устройства. Выход удаляет локальные сведения сессии и отзывает соответствующий токен обновления. Не передавайте другим лицам устройства с открытой сессией. Рекламные cookie не используются.
7 Защита и обращения
Применяются защищённое соединение, ограничения попыток входа, разграничение ролей, проверка действительности сессий, изоляция данных организаций, ограничение административного доступа и резервное копирование. Оператор принимает организационные и технические меры по статьям 18.1 и 19 закона № 152-ФЗ и проверяет их достаточность с учётом угроз. Политика не является обещанием отсутствия любых технических сбоев.
Вы вправе запросить сведения об обработке, уточнение, блокирование или уничтожение данных, отозвать согласие и обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или суде. Направьте обращение на i@atomink.ru, указав контакт для ответа и сведения, позволяющие найти вашу учётную запись. Поддержка вправе запросить соразмерное подтверждение личности или полномочий, чтобы не выдать чужие данные. Удалить учётную запись можно самостоятельно в приложении «Бирка» или веб-кабинете (Профиль → Удалить аккаунт, с подтверждением кодом) либо по обращению на i@atomink.ru; порядок описан на https://toolo.ru/delete-account.
Сведения об обработке предоставляются в установленный законом срок, обычно 10 рабочих дней; допустимое законом продление не более чем на 5 рабочих дней сопровождается мотивированным уведомлением. Для исправления, прекращения неправомерной обработки, уничтожения и других требований применяются соответствующие специальные сроки закона.
Отзыв согласия прекращает обработку на этом основании. Если существует самостоятельное законное основание, обработка может продолжаться только в его пределах; отзыв не означает автоматического прекращения всех договоров и уничтожения обязательных документов. При отсутствии другого основания данные уничтожаются в применимый законный срок, как правило в течение 30 дней. Прекращение обработки необходимых для входа данных может сделать использование учётной записи невозможным.
По данным, обрабатываемым по поручению вашей организации, оператор взаимодействует с ней и содействует исполнению запроса. Неоплата подписки или закреплённое имущество не являются основанием игнорировать законное требование субъекта. Для получения полной копии данных организации уполномоченный представитель использует порядок пункта 9.6 оферты.
8 Изменения и контакты
Действующая редакция размещается на https://toolo.ru/privacy. Ранее опубликованные редакции доступны в архиве юридических документов. Содержимое принятого согласия и оферты определяется сохранённой редакцией, а не последующей заменой текста по общему адресу.
Кузнецов Антон Николаевич. ИНН 524903722650. Email: i@atomink.ru. Телефон: +7 920 051-25-13.